苏州市农业科学院电子文件的管理归档制度

文章来源:苏州农科院 发布时间:2021-10-19 15:47 阅读次数:3138

1、归档范围:

凡是反映和记录本办活动,具有查考利用价值的电子文件,及其相关的支持软件的数据。参照国家、省、市现行纸质及其他载体文件的归档范围执行,并应包括相应的背景信息和数据。

2、归档时间:

电子文件施行年度归档制度,每年度的电子文件整理合格后,于次年的六月底前将电子文件、相关软件及《归档电子文件登记表》向局档案室移交一套,形成部门保存一套备用。

3、归档方式:

电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。归档分两步进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,然后定期完成物理归档。在开展电子文件归档的初期以物理归档为主。

4、电子文件的归档整理:

①归档电子文件按《江苏省归档文件整理规则实施办法》的要求,以件为单位进行整理。

②归档电子文件应与内容相同的纸质或载体的文件之间建立准确、可靠的标识关系,一般以档号为标识符。

③同一全宗内的归档电子文件按年度—保管期限的方法进行分类,按不同保管期限分别级盘,拷贝到耐久性好的脱机载体上保存,一式二套,一套封存保管,一套供查阅使用。

④归档电子文件目标应同时有机读目录和纸质目标,并同时拷贝到耐久性好的脱机载体上保存。

⑤存储电子文件的载体或装具上应贴有标签。

5、电子文件的保管:

电子文件的保管除应具备纸质档案一般要求外,环境温度应控制在17—27度之间,相对温湿度应在35%—45%范围内,并注意远离强磁场及有害气体。

6、电子文件的利用:

电子文件封存载体不得外借。利用时使用拷贝件。利用时遵守保管规定。利用者对电子文件的使用应在权限范围之内。

7、电子文件的销毁:

参照国家关于档案鉴定销毁的执行,并确保载体与信息彻底销毁。

                     

                                                                                                           2020年1月8日

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